Dans l'histoire de la comptabilité, les journaux étaient des supports physiques d'enregistrement des écritures, le terme journal étant à prendre au pied de la lettre : un grand cahier où les écritures étaient enregistrées chronologiquement. Les comptables ont pris l'habitude d'enregistrer leurs opérations dans les journaux spécialisés par type d'opération : achat, vente, banque, caisse, etc.

 

Avec l'ère informatique, le journal reste un critère de tri des informations comptables. Sauf pour de très petites comptabilités pour lesquelles un seul journal sera utilisé, les enregistrements comptables seront affectés d'un "code journal" correspondant au type de mouvement qui est saisi.

 

Vous avez, bien entendu, la liberté de créer autant de journaux que cela est nécessaire et de les supprimer lorsqu'ils sont vides (dépourvus d'écriture).

 

Il est d'ailleurs favorable de disposer d'un journal par banque et même d'un journal par compte bancaire. Vous avez la possibilité, par exemple, de multiplier les journaux d'Achats (Achats marchandises, Achats Divers, etc.) afin d'établir un "ensemble" comptable qui soit le plus précis et le plus clair possible surtout lorsqu'il s'agit de traiter un grand nombre d'opérations.

 

Par défaut, 6 journaux ont été créés :

            AN                   Journal des à-nouveaux

            BQ                  Journal de banque

            HA                  Journal des achats

            VT                   Journal des ventes

            OD                  Journal des opérations diverses

            SA                   Journal des salaires

            CA                   Journal de caisse

 

 

CARACTERISTIQUES D'UN JOURNAL

Un journal a un code de 1 à 3 caractères  alphanumériques, un intitulé qui s'affichera sur tous les états, un type qui permettra certains pré-positionnements ou certains contrôles de saisie, un éventuel compte de contrepartie pour accélérer la saisie. La liste des journaux les présente par ordre alphabétique de code.

 

 

CREATION D'UN JOURNAL

Le code est alphanumérique de 1 à 3 caractères. Si le code existe déjà, Ciel le signalera et proposera l'affichage du journal existant. Le [Type] (Achats, Ventes, Opérations divers, Trésorerie) sélectionné grâce au bouton de liste conditionnera les contrôles et aidera à pré-positionner les comptes. Ainsi, un journal de type [Ventes] n'acceptera pas l'utilisation d'un compte Fournisseur. En revanche, la saisie d'un compte de charges provoquera l'apparition d'un message "d'étonnement" puisque – logiquement – une charge ne peut être appelée dans un journal de ventes. Mais, cela peut parfois se faire, comme par exemple l'escompte accordé à un client.

Le [Compte de contrepartie] – facultatif – se présentera (ou pourra être appelé) pour solder automatiquement l'écriture, mais pourra toujours être ignoré au profit d'un autre compte. L'attribution d'un compte de contrepartie à un journal doit donc être judicieuse. Pour l'affecter, il est impératif qu'il existe dans le plan comptable.

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MODIFICATION D'UN JOURNAL

Le code n'est plus modifiable, mais toutes les autres options le sont. Deux remarques sont à faire :

• Le journal de trésorerie est par défaut le journal BQ. Vous pourriez être tenté de créer un journal différent pour votre banque principale et avoir ainsi un code plus judicieux. Si cela est possible, évitez-le car la programmation des premières saisies en [Encaissement] ou en [Paiement] appelle automatiquement le journal BQ, où un dysfonctionnement peu agréable, bien que surmontable. Préférez le maintient du journal BQ pour votre banque principale.
• Si la contrepartie est un utilitaire appréciable, Ciel affecte par défaut les comptes 607000 – Achats de marchandises au journal ACHATS et 707000 – Ventes de marchandises au journal des VENTES.

Or, ce choix est contestable. D'une part, parce que votre société n'est pas forcément une entreprise de négoce, mais aussi parce que le compte 607000 n'est pas judicieux, car il n'est pas utilisé si fréquemment dans les écritures d'achats.

Modifiez le journal des Achats pour qu'il n'ait plus de contrepartie, modifiez ensuite celui de la banque pour que son intitulé précise bien qu'il concerne la Banque de l'Artisanat. Ensuite, mettez le compte de contrepartie à ce journal de trésorerie. Enfin, recherchez et adaptez le journal de caisse pour que le compte de contrepartie soit affecté.

 

SUPPRESSION D'UN JOURNAL

Un journal déjà utilisé ne peut être supprimé. Sinon, il suffit qu'il soit affiché dans la grille de saisie et d'appuyer sur le bouton [Effacer].

 

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