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Lorsqu'on enregistre des montants dans la comptabilité on dit qu'on passe des écritures. Lorsqu'on inscrit un montant dans un compte on dit qu'on mouvemente ce compte. Un montant inscrit dans un compte est appelé un mouvement. |
Apprenez d'abord que la loi fait obligation aux entreprises d'enregistrer toutes leurs opérations dans un registre appelé journal avant de les enregistrer dans les comptes.
En fin d'article on note ce que l'on appelle le libellé de l'opération
Le libellé doit indiquer précisément la référence du document dont on est parti pour enregistrer l'opération. Lorsqu'une opération n'est pas justifiée par un document, une correction par exemple, le libellé doit indiquer succinctement l'explication de l'écriture.
Dans la grande majorité des cas les écritures comptables sont passées à partir de documents appelés documents de base. Les documents de base sont également appelés pièces comptables ou pièces justificatives. Les documents de base les plus nombreux sont les factures de ventes et d'achats et les documents financiers, notamment les chèques reçus des clients et ceux adressés aux fournisseurs.
Les écritures journalières doivent comporter la date de l'opération, le libellé, le compte débité, le compte crédité, les montants de l'opération et la vérification de l'égalité.
Dans l'histoire de la comptabilité, les journaux étaient des supports physiques d'enregistrement des écritures, le terme journal étant à prendre au pied de la lettre : un grand cahier où les écritures étaient enregistrées chronologiquement. Les comptables ont pris l'habitude d'enregistrer leurs opérations dans les journaux spécialisés par type d'opération : achat, vente, banque, caisse, etc.
Avec l'ère informatique, le journal reste un critère de tri des informations comptables. Sauf pour de très petites comptabilités pour lesquelles un seul journal sera utilisé, les enregistrements comptables seront affectés d'un "code journal" correspondant au type de mouvement qui est saisi.
Vous avez, bien entendu, la liberté de créer autant de journaux que cela est nécessaire et de les supprimer lorsqu'ils sont vides (dépourvus d'écriture).
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Il est d'ailleurs favorable de disposer d'un journal par banque et même d'un journal par compte bancaire. Vous avez la possibilité, par exemple, de multiplier les journaux d'Achats (Achats marchandises, Achats Divers, etc.) afin d'établir un "ensemble" comptable qui soit le plus précis et le plus clair possible surtout lorsqu'il s'agit de traiter un grand nombre d'opérations.
Un seul journal, dans une comptabilité de quelque importance, serait pratiquement inexploitable. La division du journal en plusieurs journaux divisionnaires permet de mieux organiser le travail comptable et facilite les recherches des écritures à contrôler.
En général on ouvre : un journal des ventes, un journal des achats, un journal de caisse, un journal de banque, un journal des chèques postaux, un journal des opérations diverses, un journal des à nouveaux D'autres journaux peuvent être ouverts en fonction des besoins de chaque entreprise (Exemple : journal des avoirs pour les entreprises qui émettent beaucoup d'avoirs et journal des effets à recevoir pour celles qui reçoivent de nombreux effets).
L'ensemble de ces journaux, dits journaux divisionnaires, constitue le journal général.
Chaque journal est utilisé pour enregistrer les écritures qui lui sont destinées et uniquement ces écritures. Par exemple les ventes ne peuvent être enregistrées que dans le journal des ventes. Les enregistrements se font journal par journal.
D'une façon générale on passe toutes les écritures concernant un journal, par exemple les ventes, puis toutes les écritures concernant un autre, par exemple les paiements etc. On peut, de cette façon, systématiser le travail comptable.
Avant de passer les écritures, il est indispensable de classer les différentes pièces comptables qui serviront de base aux écritures :
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les factures d'achats du mois doivent être classées par jour.
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les factures de ventes du mois doivent être classées par jour ou par numéro de factures.
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les pièces de banque (relevés, etc.…) doivent être classées par jour.
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L'imputation comptable des différentes pièces doit être faite si possible avant de saisir les écritures.
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ACHATS : inscription du numéro du compte fournisseur, du compte TVA et des ventilations H.T. des achats ou des frais généraux.
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VENTES : inscription du numéro du compte client, au compte T.C.A. et des ventilations de recettes H.T.
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TRÉSORERIE : inscription sur les relevés ou livre de banque ou caisse des numéros de compte affectés à chaque mouvement de dépense ou de recette.
L'utilisation de papillons de ventilation ou tampons d'imputation facilitera grandement le travail de codification des factures clients ou fournisseurs. La tenue d'un brouillard de saisie des écritures des journaux de trésorerie facilitera le travail préalable de vérification des soldes des comptes de trésorerie.
Ciel Comptabilité offre toute une panoplie de masques de saisie. Comme cela est indiqué dans la notice Ciel, on distingue :
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La saisie Standard dans laquelle devront être définies les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes (compte, libellé, montant…).
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Les saisies Guidées (factures clients, factures fournisseurs, encaissement, paiement) : la saisie est automatisée à l'aide de paramétrages par défaut. Elle s'apparente plus à du remplissage guidé que de la saisie comptable (aucune notion de débit ou de crédit n'est nécessaire). A réserver à ceux qui n'ont pratiquement pas de bases.
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La saisie au kilomètre : proche de la saisie standard, il est possible d'enregistrer dans la même écriture des événements à des dates différentes du mois (ex : mouvements de caisse).
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Les factures rapides qui ne sont utilisées que par des non-comptables.
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Toutes ces saisies peuvent aussi être faites sous d'autres devises, si l'option avait été sélectionnée à la création du dossier.
C'est dans le menu [Saisie] que vous sélectionnerez votre mode opératoire.
