 |
Ce mode de saisie est le plus professionnel, en ce sens qu'il n'y a pas trop d'intervention de Ciel. En réalité, un confort de saisie sera quand même offert : contrepartie, pré-positionnement des comptes, report du libellé ou report de sa modification. |
 |
Lorsque ce mode est appelé (menu [Saisie], commande [Saisie standard] ou bouton [Saisie standard] de la barre d'outils), l'affichage est le suivant :
4 parties composent ce masque :
LES OUTILS
Les différents boutons correspondent à l'aide multimédia, l'affichage de notes (post-it), l'aide contextuelle et l'équivalent du clic droit de la souris.
L'intitulé peut être libre (reconduction pour toutes les lignes du libellé de l'écriture) ou être celui du compte.
Le calcul peut être manuel (aucune aide) ou automatique (calcul de la TVA au taux défini dans le compte TVA, affichage du solde de l'écriture). Avec ce choix, si l'utilisateur commence sa saisie par un compte de produits (en journal des ventes), le curseur sera envoyé au crédit. La ligne suivante affichera l'évaluation de la TVA si le compte appelé commence par 445… ou celle du TTC si le compte appelé est celui d'un client 411…
L'inconvénient des pré-positionnements est l'inscription d'une écriture non conforme à l'automatisme, comme le cas d'un avoir. Il faudra alors forcer le logiciel pour qu'il se place dans la cellule correspondante.
haut de la page 
L'en-tête renseigne le journal utilisé, la date, la pièce et le libellé.
- Le journal est appelé par son code ou est sélectionné dans la liste grâce à la touche du clavier * ou l'appui sur le bouton de liste. Si le code tapé n'est pas reconnu, Ciel enclenche la procédure de création éventuelle d'un nouveau journal.
|
 |
-
La date peut être saisie en entier (18/05/2004), en abrégé (1/3/04) ou sans l'année. Dans ce cas, c'est l'année actuelle qui est prise en compte. Le contrôle de validité de la date se fait sur les 24 mois (ou moins) qui ont été défini lors de la création du dossier comptable. La date affichée par défaut est celle du jour ou celle utilisée lors de la dernière saisie.
-
La pièce (12 caractères au maximum) est très utilisée pour les recherches ou les reconnaissances rapides du contenu des écritures. En cas de règlement, il est très fortement conseillé de saisir le numéro de chèque.
-
Le libellé sera repris dans les éditions du grand livre. Longueur maximale est de 25 caractères, la pièce étant automatiquement reprise mais elle peut être supprimée.
 |
Pour une utilisation maximale, déplacez-vous toujours à l'intérieur des grilles avec la touche  qui génère un fil conducteur. |
haut de la page
GRILLE DE SAISIE
La première case est le compte appelé. Si vous le connaissez, entrez-le. Si vous n'en connaissez que le début, tapez cette racine puis utilisez la touche * ou le bouton de liste, pour ensuite sélectionner le compte dans la liste.
Une comptabilité bien tenue passe par la rédaction préalable de la pré-comptabilisation (sur le document ou sur un papillon). Cette méthode rend inutile la recherche des codes de comptes lors de la saisie puisqu'ils sont inscrits clairement dans la pré-comptabilisation !
Avec la touche , le curseur passe en zone libellé et inscrit celui de l'en-tête. S'il doit être changé, il suffit de taper le nouveau, mais c'est ce dernier qui sera reproduit dans la ligne suivante.
Selon le type de journal, le curseur pourra être pré-positionné en débit ou en crédit. Tous les montants seront saisis par le pavé numérique, la décimale aussi et aucun espace ne sera toléré. L'avancée par [Tabulation] sera différente selon les options cochées pour le compte utilisé, ainsi des arrêts seront possible sur l'échéance, le numéro de pointage et/ou le code budgétaire.
Le curseur est envoyé ensuite à la ligne ou un nouveau compte et appelé… ainsi de suite jusqu'à la fin de l'écriture.
Une saisie ne contient qu'un seul mouvement, obligatoirement équilibré. Dès que cet équilibre est atteint, il faut envoyer l'écriture dans la comptabilité. Si le nombre de lignes est supérieur à celles affichées à l'écran, celles-ci défilent vers le bas.
Si un erreur de saisie a été opérée, il faudra utiliser la souris pour "forcer" le logiciel. La seule entrave apparaîtra si vous vous trouvez sur le compte d'une ligne vierge. Dans ce cas, il faut utiliser le bouton [Effacer] en bas de l'écran.
Un conseil : une pré-comptabilisation sérieuse et une saisie calme et rigoureuse seront un atout considérable pour la tenue d'une bonne comptabilité.
haut de la page
LES BOUTONS
-
Solde : l'équilibre de l'écriture est affecté au dernier compte utilisé.
-
Contrepartie : le solde est affecté au compte de contrepartie désigné dans le journal.
-
Insérer : libère de la place entre deux lignes de saisie (plus exactement au-dessus de la ligne sélectionnée au moment de l'appui sur ce bouton)
-
Dupliquer : duplique la ligne sélectionnée dans la grille de saisie et l'ajoute après la dernière ligne saisie.
-
Reprendre : rappelle le dernier mouvement dans la grille de saisie, à la condition qu'il ne soit pas validé (voir plus loin) afin de lui apporter d'éventuelles modifications.
En fin de saisie – et quel que soit le mode de saisie utilisé – il est nécessaire d'enregistrer l'écriture (de l'envoyer dans le dossier comptable). Il existe 3 choix : brouillard, validation et simulation.
-
Brouillard : les écritures pourront être rappelées pour modification, voire même pour être détruites. C'est une méthode très prudente mais qui nécessitera – tôt ou tard – la validation des brouillards. Pour les exercices à venir, les écritures seront toujours envoyées en brouillard.
-
Simulation : cette méthode envoie les écritures en prévisionnels pour avoir une idée du résultat prévisionnel (ex : abonnement mensuel d'un douzième des dotations aux amortissements prévus) mais sont ignorées de la comptabilité.
-
Validation : ces écritures sont définitives et ne pourront plus être modifiées ni détruites. Une boite de dialogue demandera confirmation.
haut de la page
UTILITAIRES
Palette d'information : elle permet de disposer à tout moment des informations sur la pièce en cours de saisie en présentant les éléments suivants :
-
Mvt l'indication [Nouveau] est affichée quand une pièce est saisie mais s'il s'agit de la consultation d'une pièce ancienne, il sera indiqué le numéro de mouvement et le nombre total de mouvements.
-
Ligne numéro de ligne sur laquelle est placé le curseur.
-
Débit total des écritures débitrices du mouvement.
-
Crédit total des écritures créditrices du mouvement.
-
Solde D. solde débiteur du mouvement.
-
Solde C. solde créditeur du mouvement.
-
Compte numéro et intitulé du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le curseur.
-
Solde B+V D solde débiteur des écritures (en Brouillard et Validées) du compte affecté à la ligne.
-
Solde B+V C solde créditeur des écritures (en Brouillard et Validées) du compte affecté à la ligne.
-
Affichage du numéro de mouvement : obtenu par le menu [Dossier], [Préférences], [Préférences comptables], il suffit de cliquer sur la première option à droite. Chaque fois qu'une écriture est envoyée en comptabilité, une boîte de dialogue affiche le numéro de mouvement, numéro qui doit être inscrit sur la pièce officielle (mieux encore, il faut inscrire le journal et le numéro de mouvement, soit par exemple VT-18).
Pour obtenir cette palette d'information, il existe plusieurs méthodes dont la plus simple est le clic droit de la souris (ou le clic gauche sur le 4ème bouton représentant une souris) et la sélection de la palette d'information. Cette palette peut être déplacée avec le bouton gauche maintenu enfoncé. C'est par le même chemin que cette palette sera masquée.
Faites-le.
Les quelques écritures suivantes vont permettre de découvrir les différentes étapes d'une saisie standard. Chaque exemple devra être saisie dans votre dossier comptable ROMEO SA.
FACTURES DE VENTES
|
|
|
|
|
|
Accueil |
Saisies |
Ecritures |
Ventes cas 1 |
